こんにちは!
ママ社労士のままてぃーです。
今回は社労士事務所での1日でこなす業務の一例をご紹介します。現在私は育休中なので、少し前の情報です(コロナ前です)。
とある社労士事務所の1日
朝9時の始業に合わせて出勤
弊所は特に問題なければ朝礼はないので各々業務開始!
- まずはメールチェックと前日の退勤後に自分あての電話がなかったか確認
- 大体の一日の仕事の流れを考える
電子申請チェック
大体の手続きは電子申請を使うため、申請をしたものが完了しているか確認し、問題なければお客様に納品。たまに「返戻」といって、不備などで手続きが終わっていないものがあるので念入りに確認します。
時折こちらの落ち度はないのに返戻になっていたり、いつまでも審査が終わらず明らかにおかしい時があるので、申請先に問い合わせを行うこともしばしばあります。
入電対応
相談や手続きの問い合わせ等、担当している会社や年金事務所・健保関係・ハロワや役所からの問い合わせに随時対応。電話が鳴る日はひっきりなしなことが多いです。長いと1時間単位で話すことも稀にあります。。。
所内会議
頻度は多くありませんが、全体で会議を行ったり、少人数で行ったりと、主に情報共有や業務上の悩み事を相談したりする時間があります。
得喪手続き等
特に月初に多いのですが、新入社員・退職者に関連する手続きを主に電子申請で行います。手書きのものも有るので場合によっては時間が掛かりますが、慣れが大切です。
給与計算
私が担当している会社の給与支給日は「5日、10日、15日、25日、月末」とほぼ五日おきにあったため、ほぼ毎日どこかの会社の給与計算を行っていました。
比較的計算が簡単なところから、非常に複雑なところもあったので優先順位をつけながら計算します。
給与計算をスムーズに行うにはお客様の協力が不可欠。納品スケジュール遵守のため、密にお客様と連絡を取り、不明点などを解決しながら計算を進めます。
会社によって計算方法も計算人数も納品の形も全く違うので、慣れるまでとても大変でした。一方誰でも「ミスなくスムーズにできて手間が減る」ことを好むはず。そのため、あまりにハードな計算を余儀なくされる会社には給与規定の変更も含めて相談をすることがあります。
(例:給与締切日と支給日を余裕のあるスケジュールに変更する)
外出
年金事務所への調査対応
事業主宛にランダムで調査依頼が入ることがあります。数年前に聞いたのは4年に一度は調査が入るということでした。この調査を社労士として代行対応することがあります。この業務が入る頻度は多くありませんが、担当することになると持参物も多く時間もかかるので結構忙しくなります。
労働局への派遣・有料職業紹介許可申請
派遣法の改正によって、一時期派遣許可申請が立て込んだ時期がありました。基本的に一発合格が難しいとされているので、局の担当に確認しながら不備がないように進めるため、何度も足を運びます。私は東京都の申請のみ経験しましたがとても混んでいた時期だったので、待ち時間も相当ありました。
ハローワークへの申請
助成金の申請でハローワークが窓口のものがあり、持参をしてその場でチェックを受けるものがありました。毎回不備がないかドキドキしながらチェックを待ちます。ほかには、電子申請を行わない会社の得喪手続きや育児休業給付金の手続きです。今はほとんど電子申請を使っているため、法改正もありましたし、出来る限り電子申請で行いたいと思っています。
お客様との打ち合わせ
打ち合わせは事務所に来ていただく場合と訪問する場合があり、半々です。大体は代表と一緒に出向き、実務は私がするという流れでした。就業規則の改定や助成金の相談が多いです。
就業規則や助成金申請用書類の作成
自身が担当する案件について作成を進めます。就業規則の作成は主にベースに沿って会社ごとにカスタマイズする部分を編集したり、次回の打ち合わせに備えて確認事項の洗い出しや提案内容を考えることもします。
助成金申請書類は種類も多く、会社に用意してもらうものも多いので、必要なものをリスト化して進捗を確認しながら慎重にすすめます。非常に気を遣う作業です。
フォーマットの作成
常に発生する業務ではありませんが、
「有給休暇の管理をするエクセルが欲しい」
「従業員名簿を○○の形に加工したい(けど自分ではできないのでやってほしい)」
「出勤簿と経費精算が同時にできるエクセルを作ってほしい」
などなど、主にエクセルを使用するフォーマット類を求められることがあり、不得手ながらそれに対応することがあります。あまりに高度なものは動作の担保も出来ないですし、顧問料の範囲で出来る範疇を超すため、別途対応になりますが、、、なんだかんだ言って自分で作ってみようと試みています。
しかしながら、非常に効率が悪く、結果あまり使ってもらえないことも多いので、得意なスタッフに協力してもらうか、市販品でよくできているものをご紹介するなど、割り切りも必要だと痛感しています。入所したての頃はなんとか自分でやろうとして、深夜残業になりかけて心配をかけたこともありました。
話がそれますが、今でこそ「外注した方がいい」など判断がつきますが、これは決して自分が楽したい、面倒な作業をしたくないということだけではなく、自分でやってみてあまりに非効率だと分かった裏付けがあることなので、過去に頑張りすぎたことは無駄ではないと思います。こうやって経験値を上げていくと上の人を説得する時も少し力になると思います。(闇雲にイヤイヤしてるんじゃないんですよ)
毎日の仕事は同時進行
ざっと思い浮かぶ代表的な業務を列挙しました。社労士の仕事は「相手がある仕事」なので、すべてを自分のペースで行うことは出来ず、同時多発的に発生する業務を自分で優先順位をつけて、出来る限り定時で帰る事が目標です。
どんな仕事も同時進行が求められるので、特殊な業務ではありませんが、自分なりに頭を整理しながら、もれなく仕事を進める訓練は必要だと思います。
それと対人コミュニケーションもとても大切なので、もし今受験勉強中の方でこれを読んでくださっている方がいらしたら、ちょっとだけでも頭の片隅に入れてもらえればと思います。
実務とテキストは思った以上にかけ離れていますから。
それではまた!